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Guias de NIF

Como verificar o estado do seu NIF e o que fazer se perdeu o seu número

Acontece da forma mais banal. Um banco pede-lhe o NIF, um advogado precisa dele para uma escritura, um formulário não avança sem ele, e o número que tinha a certeza de ter guardado não aparece em lado nenhum. Respire fundo. De todos os problemas de papelada portuguesa que podia ter, este é dos mais simpáticos, porque um NIF não se perde a sério naquilo que interessa. O número é permanente, nunca caduca, e as Finanças mantêm o registo mesmo que tenha perdido todas as cópias. Este guia explica o que significa, na prática, verificar o estado do seu NIF, onde o seu número está escrito e os sítios onde procurar, por ordem, antes de pedir ajuda a alguém.

O que significa, na prática, verificar o estado de um NIF

As pessoas procuram verificar o estado de um NIF a imaginar algo como um pedido de visto: pendente, aprovado ou recusado. Um NIF não funciona assim. Depois de as Finanças emitirem o número, ele simplesmente existe. Não há data de renovação, confirmação anual nem estado inativo que o apague em silêncio. Se lhe foi emitido um NIF há anos e não voltou a pensar em Portugal desde então, o seu número continua a ser o seu número hoje.

Por isso, uma verificação de estado útil é, na verdade, uma verificação de dados. As Finanças mantêm um registo associado ao seu número: o seu nome completo, a sua morada fiscal e se existe um representante fiscal registado para si. Esses dados mudam com o tempo, e estarem errados tem consequências reais, de cartas fiscais a irem para uma morada antiga a um nome que não coincide e trava uma escritura de imóvel. Verificar o seu estado é confirmar que esse registo está correto, e o resto deste guia mostra onde procurar.

Onde o seu NIF está registado

O seu número vive em mais sítios do que talvez imagine, e é por isso que a maioria das pessoas o volta a encontrar em menos de uma hora. Quando as Finanças o emitiram, recebeu um documento de registo, muitas vezes chamado comprovativo: a prova de registo em papel ou PDF com o seu nome, o seu número e a sua morada registada. Esse documento é a cópia principal, e tudo o resto é cópia de uma cópia.

Além dele, o seu NIF aparece em toda a sua papelada portuguesa. Está impresso nas escrituras de imóveis, consta dos documentos da conta bancária e é citado nas declarações fiscais e em muitos contratos. E, assim que tiver acesso, a sua conta no Portal das Finanças mostra os dados de registo que as Finanças têm sobre si. Se ainda não tem acesso ao portal, o nosso guia sobre a senha das Finanças explica o que ela desbloqueia e como chega por correio.

Como verificar os seus dados no Portal das Finanças

Se tem o seu número e a sua senha das Finanças, o portal é a verificação mais completa que pode fazer a partir de casa. O aspeto do portal muda de tempos a tempos, por isso encare isto como o caminho geral e não como uma promessa sobre os nomes exatos dos menus:

• Inicie sessão. Vá ao Portal das Finanças e inicie sessão com o seu NIF e a sua senha de acesso, a senha das Finanças.
• Abra a sua área pessoal. Procure a sua área pessoal ou os dados de registo, apresentados com expressões como dados de registo, os seus dados de registo.
• Compare o registo com o seu passaporte. O seu nome, a data de nascimento e a morada devem coincidir exatamente com os seus documentos atuais.
• Registe o que precisa de ser atualizado. Uma morada antiga, ou um representante que já não utiliza, são as duas constatações que merecem ação.

Se o portal pedir uma senha que ainda não tem, trata-se de um problema separado e com solução. A senha é pedida às Finanças e chega por correio, como explica o nosso guia da senha das Finanças , e uma senha em falta nunca afeta o número em si.

O que verificar, linha a linha

• A grafia do nome. O seu nome registado deve coincidir exatamente com o passaporte. Um nome do meio trocado ou um acento em falta raramente interessa no dia a dia, e de repente interessa num balcão de notário, por isso mande corrigi-lo numa repartição das Finanças se estiver errado.
• A morada que as Finanças têm. Se as cartas fiscais estão a ir para uma casa que deixou há anos, o registo precisa de ser atualizado. O nosso próximo guia sobre atualizar a morada do seu NIF vai explicar essa alteração passo a passo. Até ser publicado, uma repartição das Finanças ou o seu representante podem atualizar a morada por si.
• Se um representante continua registado. Se constar um, o seu correio fiscal oficial vai para ele. Os nossos guias sobre o que faz um representante fiscal e sobre se ainda precisa de um depois da mudança explicam quando esse acordo deve continuar e quando deve terminar.
• Que o número coincide em todo o lado. O NIF da sua escritura, do seu processo bancário e do seu documento de registo deve ser o mesmo número de nove algarismos. Se dois documentos divergirem, confie no registo das Finanças e peça ao outro emissor que corrija o dele.

Se perdeu o número em si

Chegamos ao caso que trouxe cá a maioria dos leitores: não encontra o número em lado nenhum. Não entre em pânico e não peça um NIF novo. Um segundo pedido não cria um segundo número. As Finanças associam os pedidos à pessoa, e a resposta volta com o número que já tem, pelo que voltar a pedir só acrescenta semanas de confusão.

Percorra os cinco sítios do gráfico acima, por ordem. Comece pelos seus próprios ficheiros e correio eletrónico, depois pelas escrituras e documentos bancários. A maioria dos NIF perdidos aparece logo nessa primeira passagem, normalmente num anexo de correio eletrónico da semana em que o número foi emitido.

Se o seu próprio rasto de papel se esgotar, restam duas portas abertas. Se tiver um representante fiscal, pergunte-lhe: guardar o seu processo, documento do NIF incluído, faz parte do trabalho, e ele pode normalmente reenviá-lo depressa. Se pediu através da GetYourNIF.pt, contacte a nossa equipa de apoio e nós reenviamos o PDF oficial do seu NIF a partir do seu processo de pedido. E se nenhum dos casos se aplicar, dirija-se a uma repartição das Finanças ou a uma Loja do Cidadão com o seu passaporte. Os funcionários podem localizar o seu registo a partir do seu documento de identificação e confirmar o seu número pessoalmente. Leve o passaporte que usou quando o número foi emitido, se ainda o tiver, porque a pesquisa é feita pela sua identidade, e não por uma morada ou um correio eletrónico.

Perdeu o documento, mas sabe o número?

Essa é a versão fácil do problema e, para a maioria dos fins, mal chega a ser um problema. Bancos, advogados, agentes imobiliários e formulários precisam quase sempre dos nove algarismos, e não do papel. Quando for pedida prova de registo, o portal pode confirmar os seus dados de registo, e uma repartição das Finanças pode emitir um comprovativo novo. Guarde o número num sítio que controla, um gestor de palavras-passe ou um ficheiro de notas, e o documento perdido deixa de importar.

Como manter o seu NIF seguro daqui em diante

Depois de o encontrar, dedique dois minutos a garantir que nunca mais tem de andar à procura. Guarde o PDF do NIF em dois sítios, o seu correio eletrónico e uma pasta na nuvem ou um gestor de palavras-passe, e mantenha uma cópia impressa junto dos documentos do passaporte se viajar para Portugal com frequência.

Uma nota sobre segurança, porque as pessoas se preocupam nos dois sentidos. O seu NIF não é uma palavra-passe, e conhecê-lo não dá acesso à conta fiscal de ninguém: iniciar sessão exige o número mais a senha. Mesmo assim, trate o documento com o cuidado normal. Não publique uma fotografia dele, não o envie a estranhos sem motivo para o pedirem, e partilhe-o com os bancos, advogados e serviços oficiais que dele precisam a sério. O nosso guia da senha das Finanças cobre a outra metade do par: manter a senha em segurança e o que fazer se a perder.

Perguntas frequentes